La nuova era richiede la resilienza alle crisi da parte dei funzionari

Meelis Oidsalù
Meelis Oidsalù Foto: Joakim Klementi

I funzionari a volte sembrano rigidi e lenti durante le crisi, ma sono stati addestrati a mostrare queste qualità e questo è importante per garantire la stabilità delle leggi. Tuttavia, i funzionari dovrebbero praticare il cambio di ruolo necessario in situazioni di crisi perché altrimenti una crisi sarebbe un'esperienza inutilmente traumatica e paralizzante per un funzionario.

Il processo di assunzione e valutazione degli alti funzionari estoni utilizza un modello di competenza dei funzionari sviluppato dall'ufficio governativo. Gestire le competenze dei dipendenti pubblici che svolgono ruoli chiave nello Stato, soprattutto durante le crisi, si è sviluppato in un processo pratico durante il funzionamento del centro di competenza degli alti funzionari statali. Specifica le aspettative in merito al comportamento dei dipendenti pubblici, attitudine e abilità. Tuttavia, le sei competenze elencate nel modello non includono la capacità di gestione delle crisi.

Se ci pensiamo, non vi è alcuna abilità speciale di gestione delle crisi. Un successo (crisi) manager deve essere in grado di fare tre cose: mappare la situazione attuale, descrivere il futuro desiderato e trovare un modo pratico per raggiungerlo. Queste sono abilità di gestione regolari e se non si riesce a gestire la situazione, è il caso di manager incapaci piuttosto che di situazioni straordinarie.

Tuttavia, potremmo considerare di migliorare il modello di competenza in modo da informare i funzionari in anticipo delle aspettative sulla resilienza alle crisi. Questa aspettativa è stata più volte espressa negli ultimi anni, ma a posteriori, in modo traumatico e personalizzato. La teoria della comunicazione afferma che le aspettative espresse in questo modo non devono necessariamente raggiungere l'obiettivo per ragioni puramente umane

La pratica ha dimostrato che i capi del nostro servizio civile sono poco «resilienti alla crisi». Il capo dell'Health Board ha dovuto dimettersi all'inizio della pandemia e anche il suo successore è stato sostituito. Madis Kallas ha dovuto dimettersi dalla carica di capo del comune di Saaremaa quando è iniziata la pandemia di corona. Il direttore generale nominato all'inizio della crisi dei rifugiati ucraini è stato sostituito anche da Elmar Vaher, il direttore generale della polizia e della guardia di frontiera in crisi. L'attuale organizzazione estone di gestione delle crisi presume che oltre al personale del servizio civile, anche i funzionari dei governi locali dovrebbero essere in grado di adattarsi alle crisi, adattare la loro mentalità e resistere.

Ho sperimentato personalmente durante la mia lunga carriera nel servizio civile quanto sia difficile in situazioni di crisi dal punto di vista puramente emotivo, livello di routine per sfuggire al regime un po' assonnato dell'elaborazione delle decisioni. Qualsiasi crisi è un vero incubo per un funzionario a livello di atteggiamento: non c'è tempo per uno studio dettagliato, consultare e coinvolgere gli altri, le decisioni devono essere prese in modo indipendente e l'intera attività è oscurata dalla paura di commettere errori.

La peggiore minaccia di paralisi emerge in una situazione in cui l'emergenza costringe ad agire contro la lettera e lo spirito degli atti giuridici esistenti. Se un funzionario si rifiuta di agire in questo modo durante una crisi, deve tenere a mente che qualcuno si arrabbierà e le tradizionali lamentele sui funzionari senza cuore o stupidi non possono essere evitate. I funzionari in questi casi spesso non sono né spietati né stupidi, ma semplicemente svolgono il lavoro che ci si aspettava che facessero e per il quale sono stati riconosciuti.

La gestione delle crisi richiede un cambio di ruolo da un funzionario e le leggi forniscono poteri straordinari ai decisori in modo da rendere sicuro il turno. Eppure il cambiamento dovrebbe funzionare anche a livello di atteggiamenti. La gestione delle crisi richiede una grande capacità di sopportare l'incertezza, costante adeguamento alle nuove informazioni, mentre l'adeguamento a sua volta richiede un cambio improvviso delle routine di lavoro abituali. Queste capacità sono sottosviluppate nel servizio pubblico perché finora ci si aspettava che il servizio pubblico mostrasse rigidità nel garantire la legalità e l'ordine, completezza e conoscenza nella preparazione nella preparazione delle decisioni e lentezza nel modificare le politiche esistenti in modo che i gruppi target di queste politiche possano partecipare al processo decisionale e contestarlo.

Conosciamo solo un metodo per prepararci a questo cambio di ruolo: la formazione. I corsi di formazione sono spesso esagerati dal punto di vista organizzativo e il termine stesso ha un effetto minaccioso: mi metteranno alla prova?? L'ansia causata dalla formazione è uno dei motivi per cui sono così raramente tenuti tra politici e funzionari.

La competenza nella gestione delle crisi potrebbe essere formata presso il laboratorio di gestione delle crisi dell'Accademia delle scienze della sicurezza, che ha tutte le risorse per creare una situazione di crisi realistica ed esercitare una pressione emotiva sui partecipanti. Ma gli esercizi di formazione possono essere tenuti anche su piccola scala e, perché no, integrarli nel normale processo di sviluppo delle politiche in cui un servizio pubblico contrassegnato per la modifica verrebbe attuato e testato durante un esercizio di discussione.

Se vuoi vedere i tuoi colleghi da un nuovo aspetto, sostituire una riunione noiosa con un esercizio in miniatura una volta ogni trimestre.